Carlson Wagonlit Travel: l’importance d’instaurer un programme de gestion stratégique de réunions

Les entreprises qui ont mis en œuvre un programme de gestion stratégique de réunions ont indiqué que même si leur programme remportait du succès, il présentait des possibilités d’amélioration. Les principaux avantages d’un programme de gestion stratégique de réunions sont une transparence accrue des frais engagés, la réduction des coûts, une conformité améliorée, une atténuation des risques et, en fin de compte, une plus grande efficacité des réunions et événements organisés. C’est ce que confirme une nouvelle étude menée à l’échelle mondiale et publiée aujourd’hui par Carlson Wagonlit Travel et le groupe BTN.

Intitulée Driving Success in Strategic Meetings Management (Assurer la réussite de la gestion stratégique de réunions), l’étude se fonde sur des recherches tant quantitatives que qualitatives et souligne les avantages évidents des programmes de gestion stratégique de réunions. Toutefois, elle démontre aussi que le marché demeure immature.

Plus de la moitié des répondants ont déclaré qu’ils avaient réalisé des économies de 10 % grâce à leur programme de gestion stratégique de réunions alors que 17 % d’entre eux ont signalé des économies de plus de 15 %.

Les recherches ont aussi indiqué que plusieurs facteurs influencent la composition des programmes de gestion stratégique de réunions, chacun d’eux étant donc unique. La gestion stratégique de réunions est perçue comme étant complexe en raison du manque de normes. Cependant, les programmes de gestion stratégique de réunions sont en fait très souples et conçus à la mesure des exigences de chaque entreprise. Plus de 60 % des répondants au sondage impartissent un élément de leur programme de gestion stratégique de réunions, que ce soit le soutien tactique ou les services de consultation par exemple, ce qui permet aussi de simplifier le processus et d’en assurer la réussite.

Kari Wendel, directeur principal mondial, Stratégies et solutions en matière de gestion stratégique de réunions à la division CWT Réunions et événements de Carlson Wagonlit Travel, déclarait à cet effet, « Nous avons constaté que presque toutes les entreprises ayant mis en place un programme de gestion stratégique de réunions le considèrent comme étant réussi. Tous les experts conviennent qu’un programme de gestion stratégique de réunions doit éviter d’être complexe et que les avantages peuvent se manifester rapidement. La conclusion qui est ressortie de nos recherches est que si vous démarrez un programme, il vous faut le garder simple et mettre l'accent sur la stratégie. L’étape de la mise en œuvre tactique suivra alors rapidement. Ne vous montrez pas trop ambitieux au départ et démontrez la valeur du programme pour ensuite en viser la croissance. La véritable clé du succès consiste à déterminer rapidement qui sont vos intervenants et à vous assurer leur engagement. »

Bien que la gestion stratégique de réunions comporte de nombreuses composantes, les stratégies s’appuient généralement d’abord sur un approvisionnement centralisé et la négociation d’ententes contractuelles avec des fournisseurs hôteliers. C’est là où se manifestent la plupart des possibilités de transparence des coûts et des économies. L’étude a démontré que la transparence et la réduction des coûts sont perçues comme les paramètres de réussite les plus importants, suivis de la satisfaction des participants et des commanditaires et de la conformité réglementaire.

Le volume constitue l’un des principaux obstacles à la mise en œuvre d’un programme de gestion stratégique de réunions. Bon nombre de répondants au sondage estimaient en effet qu’ils n'organisaient pas assez de réunions pour justifier l’instauration d’un programme. Toutefois, un programme peut faire réaliser des économies à des entreprises qui dépensent aussi peu qu’un million USD par année en frais de réunions. Plus de 70 % des répondants ayant un programme cherchent à en étendre l’envergure, ce qui démontre clairement la valeur des programmes de gestion stratégique de réunions.

Cindy Fisher, vice-présidente, CWT Réunions et événements, chez Carlson Wagonlit Travel, a souligné, « Nous nous sommes aussi tournés vers l'avenir et avons pu entrevoir que les programmes de gestion stratégique de réunions s’intégreront dans les programmes de marketing et d’événements. La poursuite de la consolidation au sein de l’industrie va aussi avoir un impact. Par exemple, des groupes hôteliers de plus grande envergure vont compliquer la tâche des entreprises sans approche stratégique qui cherchent à négocier des tarifs avantageux ou à s’assurer des emplacements. Il est clair qu’un programme de gestion stratégique de réunions devient de plus en plus une nécessité. »

CWT et le groupe BTN ont rencontré plus de 20 experts en gestion de voyages et de réunions et professionnels de la gestion stratégique de réunions. En outre, 246 professionnels du secteur de la planification de réunions provenant de diverses régions du monde ont répondu au sondage en ligne.

L’étude intitulée Driving Success in Strategic Meetings Management peut se télécharger ici.