Un modèle pour les agents d’une lettre de pré-réservation destinée aux clients


Un modèle pour les agents d’une lettre de pré-réservation destinée aux clients
Josée Kaigle (à l'avant) entourée de l'équipe de voyages Optimiste. (Photo publiée sur Facebook le 27 mai.)

Sur la page Facebook du Groupe des professionnels du voyage, la propriétaire de Voyages Optimistes, Josée Kaigle, a partagé un modèle de lettre pré-réservation pouvant être transmis aux clients par leur conseiller.

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En entrevue avec PAX, Mme Kaigle explique que l’initiative n’émane pas uniquement d’elle : c’est plutôt l’aboutissement du travail collectif de plusieurs acteurs de l’industrie.

Elle précise que le document de base provient de Club Voyages et qu'il a été révisé par l’avocat spécialisé dans le domaine du voyage, Me Daniel Guay.  

« J’y ai ajouté des choses qui depuis se sont ajoutées comme ArrivCAN […] avec l’apport de Gitane [Charon], Isabelle [St-Amand] et plusieurs autres », indique Josée Kaigle.

Il s’agit d’un modèle, d’une suggestion de lettre, que chaque agence peut adapter à sa guide, souligne Mme Kaigle.

Le « préavis de réservation » comporte donc une quinzaine d’éléments dont devraient être avisés les clients qui réservent actuellement des voyages. Sans surprise, le premier élément concerne la quarantaine.

Il y a actuellement un confinement obligatoire de 14 jours à votre arrivée dans plusieurs destinations ainsi qu’à votre retour au Canada.

Suivent d’autres conditions auxquelles les voyageurs devraient accepter de se soumettre. Rien d’extravagant, mais cela pourrait éviter que des clients, éventuellement, plaident l’ignorance ou affirment ne pas avoir été avisés par leur conseiller.

Selon Josée Kaigle, le partage de ce modèle de lettre pré-réservation avec les membres de l’industrie doit être interprété comme une manifestation de solidarité, en ces temps difficiles. De fait, l’initiative paraît très bien accueillie par les membres de l’industrie.

Ci-dessous, nous reproduisons le modèle de lettre pré-réservation de Mme Kaigle et ses collaborateurs.

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PRÉAVIS DE RÉSERVATION

Toutes les réservations effectuées après le 15 mars 2020 sont soumises aux conditions suivantes, en sus de celles des transporteurs et des voyagistes impliqués.

 

1. Il y a actuellement un confinement obligatoire de 14 jours à votre arrivée dans plusieurs destinations ainsi qu’à votre retour au Canada.

 

2. Un avertissement du gouvernement du Canada demandant aux Canadiens d’éviter tout voyage non essentiel (niveau 3) est actuellement en vigueur au Canada et s’applique à toutes les destinations ainsi qu’aux croisières (niveau 4). Tenez-vous informé en consultant le site Conseils aux voyageurs et avertissements – Voyage.gc.ca

 

3. Vous êtes seul responsable de connaître les conditions d’entrée et de sortie des pays visités ou en transit et seul responsable d’obtenir les documents de voyage nécessaires pour les entrées et les sorties des pays concernés.

 

4. Les assurances voyages offrent une couverture pour la COVID-19 et les conditions d’assurabilité et de couverture peuvent changer sans préavis. Elles s’appliquent aux Canadiens voyageant au Canada et à l’étranger, y compris dans les pays faisant l’objet d’un avis aux voyageurs de niveau 3.

 

5. Le contexte dans lequel les prestations seront livrées (transport aérien, complexes hôteliers, croisiéristes et excursionnistes) ainsi que les procédures auxquelles les voyageurs devront obligatoirement se soumettre (masques, vaccins, vérification de l’état de santé, etc.) ne sont pas connues à ce jour et pourraient évoluer au fil des semaines et des mois à venir.

 

6. Durant cette période en constante évolution, il pourrait y avoir des changements d’horaire et/ou d’itinéraire de vols et/ou des changements du type d’appareil et/ou l’annulation d’un segment de vol ou plus.

 

7. ArriveCAN est une toute nouvelle manière de transmettre les renseignements sur votre voyage qui sont requis pour votre entrée au Canada à compter du 21 novembre 2020. Tous les voyageurs, qu’ils arrivent par voie aérienne, terrestre ou maritime, doivent fournir certains renseignements après leur entrée au Canada. Vous devez utiliser l’application mobile ArriveCAN ou appeler au 1 833 641-0343.

 

8. Vous pourriez vous voir refuser l’embarquement par décision du transporteur ou des autorités concernées, soit arbitrairement, soit à la suite d’une prise de température, soit à cause d’un document manquant ou d’une autorisation manquante, et ce, sans recours possible envers l’agence, les fournisseurs ou les autorités concernées.

 

9. Les différents voyagistes et transporteurs aériens ayant chacun des politiques d’annulation et de flexibilité qui peuvent varier, vous devez les consulter afin de vous assurer qu’elles vous conviennent. Veuillez noter que celles-ci peuvent changer sans préavis.

 

10. En cas d’annulation du voyage, toutes les sommes qui auront été versées à l’agence sont non-remboursables.

 

11. En cas de défaut d’un fournisseur d’exécuter ses obligations ou en cas d’impossibilité d’exécuter lesdites obligations, il est possible que le Fonds d’indemnisation des clients des agents de voyages décline l’indemnisation du client et l’agence n’exerce aucun contrôle ni influence sur ces autorités.

 

12.         Il est important d’être conscient qu’une fois à destination, il pourrait y avoir des restrictions et/ou divergences par rapport à ce qui avait été annoncé préalablement (piscine fermée, services non offerts, masque obligatoire sur le site, etc.).

 

13.        Vous avez été avisé que puisque la Covid-19 est une situation connue, la plupart des assureurs ne couvrent pas l’annulation/l’interruption et que vous serez entièrement responsable des dépenses encourues pour un retour précipité ou retardé à cause du coronavirus.

 

14. Dans le cas d’une nouvelle réglementation du gouvernement (quarantaine, test de dépistage de la Covid-19 obligatoire, etc.), l’agence ne peut être tenue responsable ni être forcée d’offrir une compensation, même si vos plans de voyage sont compromis.

 

15.        Une nouvelle crise peut survenir à tout moment : annulation de vols, nouvelles réglementations du gouvernement, bouleversement des plans, retards, changements de date, fermeture des frontières.

 

Le client a bien lu et compris et accepte toutes les conditions énumérées.

 

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